お礼メールで営業効率アップ!営業におけるお礼の3つのポイント

スキル/スキルアップ

営業にとって、お礼の連絡は重要な仕事の一つです。お礼の連絡は、それなりにエネルギーと時間を割くものです。特に新規の営業をしていると、毎日のタスクにもなるため面倒になってもしまいますよね。

しかし、「お礼の連絡をしても効果がない」という意見が多く聞かれるようになります。
多くの方はお礼の連絡をしても相手からの反応がないため、徐々に連絡をすることを止めてしまいます。

一方で、効果に関わらず「人として、感謝の意を表すのは当然」と、お礼の連絡にこだわる営業もいます。こうした方からの心のこもった(ように見える)連絡は確かに受け取って嬉しいものです。しかしそれに反応するかというとそれもまたマチマチですよね。

そのため、継続するには「強い意志」や「習慣」が大事になってしまいます。

ただそれでは成果をあげるために「意思」が必要になってしまい、組織としての営業力向上につながりません。

そこで今回は、お礼の連絡で効果を高めるための3つのポイントをお伝えします。研修に取り入れ、社員の皆さんに活用いただけたら幸いです。

お礼を効果的にするためのポイントは

  1. 目的
  2. パーソナルメッセージ
  3. 事務感の排除

です。

目的は、そのものズバリ、「何のためにお礼をするの?」ということです。パーソナルメッセージとは、お礼をする側・される側にとっての個人的な情報を入れること。事務感の排除とは、お礼が「仕事だからやっている」のではなく「心がこもっている」ように見せるためのポイントです。

更にこれを、手段別に整理してみました。

  • お礼の連絡は目的が命
  • メールをするときの考え方とフォーマット
  • FAXをするときの考え方とフォーマット
  • 手紙・ハガキを送るときの考え方とフォーマット

という4項目で見ていきましょう。


お礼の連絡は目的が命

お礼の目的は

まず、そもそも何のためにお礼の連絡をするのでしょうか。

普通に考えれば、お礼をするというのは「感謝の意を表す」ために行います。それは何か見返りを期待する行為ではありません。

でも多くの営業は「お礼をする」ことを通じて、売上が欲しい、問い合わせが欲しいと見返りを求めてしまっています。それでも見返りがないから「意味がないなあ」となるのです。

ですから、そもそも見返りを期待してはいけないと伝えましょう。

ハッキリと言いますが、売れるかどうかは、7割以上は商談で決まっています。ですからお礼の連絡をすることで売上を期待するのは間違っています。

残りの3割を成果につなげるために、お礼にもしっかりと目的をもち、短期・中期・長期で目的を設定し、行動していきましょう。

お礼を営業目的で整理する

では、お礼メールや手紙を「営業活動の重要な一部」とすることを考えていきます。ここではいくつか、目的を整理する必要があります。

  1. 自分のことを覚えてもらう
  2. 商品のことを覚えてもらう
  3. 徐々に自社のファンになってもらう

主に、この3つが目的となります。「商品の検討をしてもらう」場合にはお礼とは別のアプローチが商談内で行われている必要があります。
※詳しくは「営業の悩み解決!お客様の「検討します」を、断り文句ではなく本当に検討してもらうための商談テクニック」をご覧ください

自分のことを覚えてもらう

この時には、お礼とともにパーソナルなメッセージを入れる必要があります。

改めての自己紹介、どんな時に声をかけてほしいか、どんな時に役に立つことができるかを整理していつでも送信できるようにフォーマットを整理しましょう。

同時に、相手との会話で何が一番勉強になったかを書きましょう。そうすることで、営業個人の考え方や共通項が生まれます。

商品のことを覚えてもらう

この時には、お礼とともに、改めての商品説明を入れましょう。商品説明は、箇条書きで「特徴とメリット」を記載します。

その上でもしあれば、youtubeの動画や顧客の声のページのリンクを張り付けておきます。

徐々に自社のファンになってもらう

徐々にファンになってもらうなら、顧客の段階整理が必要です。
※詳しくは「顧客分類で定期的・効果的なアプローチを仕組みにする方法」をご覧ください

その段階に基づき、相手の段階を設定し、情報発信をします。

同時に、今後も定期的にご案内を送る旨を書き添えましょう。

会社でメルマガを作成し、自動配信されるようにしておけば、営業の手間も減らすことが可能です。


メールをするときの考え方とフォーマット

では、メールでお礼を伝えるときの考え方をご紹介します。

メールでお礼を伝えるときは、抽象的なお礼から具体的なお礼に移る、という書き方が効果的です。

ぜひ社内の研修では目的別にフォーマットを用意していただきたいのですが、例えば「自分のことを覚えてもらう」なら以下のような形です。

サンプルお礼メール

お世話になります、トレーナビリティー 新井です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございます。

●●様とお話をして、当社の紹介をさせて頂いただけでなく、私も非常に勉強になりました。
とりわけ、===というお話は私にとって新しい考え方で、今後積極的に取り入れていきたいと感じました。
また取り入れた結果について、ご報告させてください。

私自身、お話もさせて頂きましたが、過去に~~~~という経験をして、今の仕事を選んでいます。仕事では&&&&もさることながら、%%%%%の実現をしたいと考えています。

商品に関連することだけでなく、$$$$に関して思うことがありましたら、いつでもご連絡ください。

またお会いできることを楽しみにしています。
今後もよろしくお願いします。

というイメージです。

抽象的に、「勉強になりました」と書きその上で具体的なエピソードを盛り込むことで印象に残りやすくなります。これにより、「ちゃんと私の話を聴いていたんだな」と伝わります。

自分のことについては、お礼の後に記載しましょう。


FAXをするときの考え方とフォーマット

FAXで送るときも、基本はメールと同じですが、3点注意する必要があります。

1つ目は、相手の名前を大きくハッキリと記載することです。FAXは相手企業の誰が受け取るかが分かりません。ですから、届けたい相手の名前をハッキリ大きく記載しましょう。

2つ目は、手書きの箇所を作るということです。FAXはメールと違い、アナログ要素が残ります。ぜひ手書きメッセージを書き添えましょう。その際は、メールでカスタマイズ用に書き換えている箇所、パーソナルなメッセージが有効です。

3つ目は、お詫びを記載するということです。FAXは相手企業の紙を無断で使用するメディアです。小さくていいので、その旨のお詫びを書きましょう。


手紙・ハガキを送るときの考え方とフォーマット

最後が手紙やハガキです。こちらも使い方を間違えると、手間とお金がかかって効果がない、ということになりかねません。ある意味リスクの高い方法です。

ポイントは、やはりパーソナルなメッセージです。

例えば手書きか印刷か、でいえば、印刷では、ハッキリ言って効果は薄いです。それは「事務的な印象」が強いからです。FAXと同様、必ず手書き箇所を創りましょう。

また、手書きの場合は、ボールペンはNGです。筆ペン、万年筆、マジックペン等、インクが濃く、太いものが良いです。雨に濡れる可能性もあるので水性は避けましょう。

パーソナルなコメントがないと、手書きであっても事務的な印象がぬぐい切れません。パーソナルなコメントを必ず入れてください。

また、封筒や切手にもこだわりましょう。中小企業の経営者や、年配の方、また個人向けに高額商品を扱う企業等、こうしたところをチェックする方も多くいます。開封率を上げるため、封筒であればちょっと厚めのものを。切手は、少し珍しいものを使いましょう。

ある営業は、ハガキに切手を貼る際に、相手の故郷の風景の切手を貼っています。営業で外出した際に色々と買い集めるそうですが、ここまですると、完全にパーソナルなものになります。


まとめ

いかがでしょうか?お礼一つとっても、色々と注意するポイントがあることが分かって頂けたと思います。

しっかりやれば効果は高いのがお礼の連絡。しかし、面倒です。できる限り効率化、フォーマット化し、継続できる状態を創ってください。

 

また、上記の概念をより詳しく解説し、かつ現場で使えるようにするための研修・コンサルティングを用意しています。

お問い合わせはこちらまでお願いします。

http://t-ability.com/contact-us/

 

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