あなたの会社は、「社員数の拡大」を目指していますか？
もし目指しているならば、今回の記事はきっとお役に立てると思います。
リクルート時代から、多くの会社の採用をサポートしてきましたが、ただ人数を増やすことに終始すると、結果的に組織が崩壊したり、必要以上にコストがかかったりしてしまいます。
中小企業の経営者にとって、従業員数を増やすことは、事業の拡大や発展のために欠かせない重要な要素です。しかし、人数を増やすことで生じる問題に対処できなければ、業務に支障が生じたり、経営に悪影響を及ぼすこともあります。
本記事では、従業員数を増やすことで生じる問題や、その解決策について、具体的なステップを紹介します。また、採用における基準や面接の改善についても解説し、確実に優秀な人材を採用するためのノウハウを提供します。中小企業経営者の方々はぜひ、本記事を参考にして、無理なく従業員数を増やし、事業拡大につなげていただければと思います。
今回は、無理なく3年で2倍にする具体的なステップを紹介します。
従業員数を増やすことで起こる社内の問題
従業員数を増やす際には、そのメリットだけでなく、デメリット、問題にも目を向けておく必要があります。従業員数が増えると生じる問題として、以下のようなものがあります。
事や労務管理の負荷が増大する
従業員が増えると、採用や給与、労働条件の管理など、人事や労務管理の負担が増えます。また、従業員数が多くなると、組織全体の人事戦略や採用方針を見直す必要が生じます。
特に労務管理負担はかなり大きなコストになるでしょう。労務担当者の採用はどうしても後回しになりますので、現担当者がきつくなる、またはアウトソーシング費用が大きく膨らむことが予想されます。
また、組織状況に応じてスキル以外の点を意識した採用をしなければ、組織は崩壊してしまいます。一定の人数ごとに、採用の調整をしましょう。
社内コミュニケーションの円滑さにも注意が必要
従業員が増えると、意思疎通の円滑さやチームワークが問われます。
関係者が増えることで、「これはだれの仕事？」という仕事のモレが生まれたり、相互に伝えたつもりが伝わっていないという現象がおきたり、または適切な相手を探すためのコミュニケーションコストがかかったりします。
これを防ぐためには、常に社内コミュニケーションの改善をし続けること、新たなコミュニケーションツールの導入など、社員のコミュニケーションに注力する必要があります。
オンボーディングでは、こうした点も考慮し、懇親会などを実施したり、いち早く組織になじめるような研修を実施する必要も出てきます。
とりあえず採用する、という空気になる
採用の人数目標は大事ですが、人数がそろっていれば誰でもいいわけではないはずです。しかし、拡大を目指していくと、どうしても採用目標に合わせるような採用が起こりがちです。
合格、不合格の基準を明確にしておく必要があります。
社内の問題を先回りして手を打っておく方法
では、こうした問題にどう対処すればよいのでしょうか？トレーナビリティーがお勧めするのは、起こってから対応するのではなく、先回りして手を打っておくことです。
従業員数を増やすことで生じる問題に対処するためには、以下のような方法があります。
人事・労務管理の自動化による負荷軽減
務にかかる時間を削減し、人材採用や研修、給与管理などの業務をスムーズに行うためには、人事・労務管理の自動化が有効です。自動化により、従業員数の増加に対応できる人事・労務システムを導入することが重要です。
例えば、当社がコンサルティングをしている不動産企業では、社員数15名のタイミングで労務管理システムの導入からスタートしました。これは勤務時間を管理することで、残業手当の対象となる勤務を割り出すこと、社員の働きすぎを確認することに加えて、有給や勤怠の申請・確認処理を簡単にすることを目的にしています。
特に有給は、社内に「有給申請用紙」を用意して、それを社長に提出する形をとっていたのですが、システムにすることで抜け漏れがなくなり、また「残日数」の計算も不要になりました。
社内コミュニケーションの改善
従業員のコミュニケーションを改善することで、社内の円滑なコミュニケーションを促進することができます。例えば、チームビルディングのためのイベントや、社内SNSの活用、定期的なミーティングの実施などが有効です。
顧客や従業員の声を定期的に聞き取ることで、社内の問題に早期に気付くことができます。また、社内の問題を定期的に洗い出し、解決する仕組みを整えることも大切です。そのためには、従業員が率先して問題を報告しやすい雰囲気を作ることが必要です。さらに、業務効率の改善や業務分担の見直しも必要です。業務負荷を軽減することで、従業員が本来の業務に集中できる環境を整えることができます。
チームビルディング研修は、オフサイトミーティングの場や目標設定ミーティング、年次のキックオフなど様々な場面で実施します。
報告しやすい状態を作る為には、目安箱のような意見ボックスの設置や、定期的なサーベイの実施がオススメです。こちらも社員数が少ない状態でも実施しましょう。
大事なことは、ここで出てきた意見を受け止めること、どう対処するかを全体に伝えることです。場合によっては「社員のわがまま」な意見が出てきて、会社としては無視したいというケースもあると思いますが、そうした時でも「意見を出してくれてありがとう。でも、この意見は、会社の方針として＝＝を進めることに反してしまうので、今回は取り扱えない」と伝えるのです。
確実に、良い人材を採用するために考えるべき、人材基準
従業員数を増やすためには、良い人材を採用することが不可欠です。そのためには、以下のような人材基準を設定し、採用プロセスを徹底することが必要です。
必要なスキルや資格
仕事に必要なスキルや資格を明確にし、採用基準に盛り込みます。その上で、採用者にはスキルや資格に加え、将来的な成長ポテンシャルも見据えた採用をすることが重要です。
人数を増やすために採用基準を変える場合は、「社内の体制や仕組みなどでカバーできる」ことを前提にすることをお勧めします。
コミュニケーションの力
新入社員が円滑に業務に取り組めるよう、コミュニケーション能力も重要です。採用プロセスで、コミュニケーション能力を見極める試験や面接を実施し、合格基準を設けることが必要です。
特に、話の旨い下手ではなく、報告・連絡・相談を適切にこなせるかどうかを重視して確認することがポイントになります。
企業文化への適合
企業文化に合った人材を採用することで、採用者がすぐになじめる環境を整えることができます。そのためには、採用面接で企業文化を説明し、採用者の志向性や適性を見極めることが重要です。
ここを円滑にするために、企業文化を伝えるための資料を作成すると良いでしょう。この点では、LINE社が非常によい資料を公開されていますので、参考にしてみてください。
まとめ 企業の拡大のために
いかがでしたでしょうか。
会社を拡大させるために重要なポイントを紹介しました。
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